5 (+1) CONSIGLI PER SCEGLIERE IL TUO PMS IN HOTEL
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Property Management System… Se ancora non ne hai uno oppure quello che hai non ti soddisfa e stai pensando di cambiarlo, provo a darti dei consigli per poter fare la tua scelta.
Do per scontato che tu sappia cosa sia un #PMS… è il software gestionale che ti consente di fare alcune operazioni in hotel… parlo di check in, check out, addebiti vari, inserimento prenotazioni etc etc…
Molti spesso mi chiedono quale sia il software migliore e la mia risposta è sempre la stessa: che ci devi fare?
Questo perché? Perché sul mercato ce ne sono davvero di tutti i tipi e per tutte le tasche. E’ un po’ come quando devi acquistare un PC… prima di comprarlo, devi sapere che ci devi fare. Se lo utilizzerai per lavorare in word e controllare la posta, non avrai bisogno di un PC della NASA… se invece magari sei un gamer, dovrai prestare attenzione, ad esempio alle caratteristiche della scheda grafica…
Quindi, consiglio numero 1. Stabilisci quali sono e quante sono le operazioni quotidiane che dovrai svolgere e cerca un software adatto a quel tipo di lavoro… Cerca di capire anche a quali funzioni del software potresti rinunciare… per esempio: se hai 10 camere, potresti fare a meno di un PMS che preveda l’interazione di diversi reparti o che, magari abbia dei processi automatici come l’invio delle schedine PS… con poche camere, potresti anche fartelo manualmente
Quindi cosa fai? Butti giù la tua lista con le 20 caratteristiche necessarie al tuo lavoro e cerchi principalmente quelle…
Consiglio numero 2. Devi sapere quanto sei disposto a spendere. Il costo non è un aspetto banale da considerare… Devi sempre avere un budget per tutto! Oggi trovi davvero un’infinità di proposte… C’è quello in abbonamento da € 3 al mese o quello da mille euro l’anno fino a 50 camere… Poi c’è quello che in versione cloud costa meno rispetto alla versione su server interno… ma prima di iniziare a ubriacarti di offerte e informazioni, devi sapere quanto sei disposto a spendere! Quando andrai a confrontare i vari preventivi tra loro, ti sembrerà di paragonare le mele con le pere… ogni software house ti presenterà il preventivo con voci diverse, in formati diversi e con costi annuali o mensili e costi unatantum. Ti consiglio quindi di concentrarti sul totale e sul costo annuale.
Consiglio n. 3… non farti prendere dall’entusiasmo… se ti hanno proposto un super PMS, pieno di funzioni e pieno di opzioni, chiediti se magari non sia sovradimensionato per la tua realtà… I tuoi collaboratori hanno una formazione e il tempo necessari per utilizzarlo al meglio? Se ti rendi conto che stai per acquistare una Ferrari e che però non hai i piloti giusti per guidarla, pensaci bene, perché il compito del software è quello di agevolarti nelle operazioni e non di complicartele.
Consiglio n. 4… Capisci bene come funziona il servizio di assistenza. Questo è un aspetto a cui io bado molto. E’ fondamentale capire la rapidità di intervento del customer service. Se hai un problema, magari di natura fiscale o se ti si blocca il sistema nel bel mezzo dei check out, è necessario che qualcuno intervenga. Valuta magari anche l’assistenza notturna o nei giorni festivi…
Consiglio numero 5… Se utilizzi altri software, come ad esempio Booking Engine o Channel manager, potrebbe essere utile avere un PMS a due vie che si integri perfettamente con la tecnologia che già possiedi. Che cosa significa? Che i tuoi software dovranno comunicare automaticamente tra loro. Ad esempio, il tuo Channel Manager, dovrà inserire automaticamente le prenotazioni nel tuo pms e il tuo PMS dovrà comunicare costantemente la tua disponibilità in tempo reale al tuo Channel manager. Oggi, bene o male, tutti i principali software comunicano tra loro… A volte però, questi collegamenti possono dare alcuni problemi o avere dei grossi limiti…
Esistono anche dei software all in one… ovvero che al loro interno hanno il modulo PMS, il modulo Channel manager, il modulo CRM o RMS etc etc… questo tipo di software sicuramente garantisce un’ottima sincronia di tutti i moduli, però molto spesso, i moduli aggiuntivi possono essere molto elementari, ovvero avere solo funzionalità di base. Per cui, disponibilità permettendo, suggerisco sempre di acquistare software diversi, compatibili tra loro… Perché una software house specializzata in PMS, in rarissimi casi sarà specializzata in altre tipologie di software.
Oltre a questi 5 elementi,
Se c’è un altro aspetto a cui io bado molto, è la quantità di input che il PMS mi consente di inserire… Per esempio, io presto molta attenzione alla segmentazione del mercato, perché mi consente di impostare una strategia di marketing… e faccio anche molta attenzione alla reportistica che il PMS riesce a generare.
E ancora, Per come imposto io il lavoro, anche in ottica revenue, è fondamentale che l’elaborazione dei report sia quanto più elastica possibile...
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